Email per i clienti di una web agency: un servizio invece di tre

Consegni un sito o un e-commerce e, quasi sempre, arriva la stessa domanda: “E la mail?”. Dietro quella domanda ci sono tre servizi diversi da configurare, mantenere e spiegare al cliente. Questa guida mette in fila cosa serve davvero e come semplificarlo.

I tre servizi che configuri per ogni cliente

1. Le caselle sul dominio. info@, ordini@, le caselle personali del titolare e dei collaboratori. Spesso finiscono su un servizio a utente, con un costo che cresce a ogni persona in più.

2. Le newsletter. Moduli di iscrizione sul sito, liste, campagne stagionali. Un altro strumento, con il suo editor, le sue liste e le sue regole sul consenso.

3. Le email transazionali. Conferme d’ordine, reset password, notifiche del sito. Un terzo servizio, con una chiave API configurata nel CMS o nel backend.

Ognuno ha senso preso da solo. Messi insieme, per ogni cliente, diventano un piccolo progetto ricorrente.

I problemi che si ripetono

• Tre configurazioni DNS per lo stesso dominio, con il rischio di un secondo record SPF che fa fallire tutto.
• Tre fatture e tre rinnovi da tenere d’occhio, spesso intestati all’agenzia e poi da ribaltare sul cliente.
• Tre accessi da passare quando il cliente vuole autonomia, o da recuperare quando cambia fornitore.
• Reputazioni mescolate: se la newsletter genera reclami, a soffrire possono essere anche le ricevute d’ordine.
• Supporto frammentato: quando “una mail non arriva”, devi capire prima quale dei tre servizi guardare.

Separare transazionali e marketing

Le email transazionali non possono fallire: se la conferma d’ordine non arriva, il cliente del tuo cliente chiama. Le newsletter invece sono per natura più esposte a disiscrizioni e segnalazioni di spam.

Per questo conviene tenerle separate:

• flussi di invio distinti per transazionali e marketing, così la reputazione dell’uno non trascina l’altro;
• un sottodominio per le campagne (per esempio news.cliente.it), con il dominio principale riservato alle comunicazioni operative;
• disiscrizione con un clic (RFC 8058) nelle newsletter, oggi richiesta dai grandi provider per chi invia molte email;
• webhook per rimbalzi e reclami, così gli indirizzi problematici escono dalle liste in automatico.

Un workspace per cliente

Il modello su cui è costruito Nilomail è semplice: un workspace per ogni cliente, gestito dal tuo account.

In ogni workspace trovi:

• le caselle e la casella condivisa sul dominio del cliente, con prezzo per dominio e gli utenti inclusi nel piano;
• le newsletter: liste, segmenti, moduli di iscrizione, double opt-in e registro dei consensi;
• le email transazionali, via REST API o relay SMTP, con chiavi API con permessi, webhook e log di ogni messaggio.

Domini, team e reputazione di invio restano separati tra un cliente e l’altro. Quando il cliente vuole autonomia, lo inviti nel suo workspace; quando ti chiede “perché non è arrivata la mail?”, hai un solo posto dove guardare.

Checklist tecnica per un nuovo cliente

1. Dominio: aggiungi il dominio del cliente e un sottodominio per le campagne.
2. DNS: MX, un solo record SPF, DKIM per dominio e sottodominio, DMARC con p=none all’inizio.
3. Mittenti: verifica gli indirizzi da cui si invia (noreply@, news@), con nome e reply-to corretti.
4. Transazionali: crea una chiave API con i soli permessi di invio e configurala nel CMS o nel backend.
5. Webhook: registra un endpoint per consegne, rimbalzi e reclami.
6. Newsletter: modulo di iscrizione con double opt-in e testo sul consenso, indirizzo fisico nel footer, disiscrizione con un clic.
7. Team: invita il cliente e i suoi collaboratori nel workspace, con i ruoli giusti.
8. Verifica: invia una prova di ogni tipo (casella, transazionale, campagna di test) e controlla SPF, DKIM e DMARC nelle intestazioni.