Come tenere [email protected] senza Google Workspace (Aruba, Register.it, OVH)

È la configurazione più diffusa tra professionisti e piccole attività italiane: il dominio è registrato su Aruba, Register.it o OVH, la posta di [email protected] viene inoltrata a Gmail e si risponde da lì con “Invia come”.

Da gennaio 2027 Gmail non supporta più “Invia come” per gli indirizzi esterni (trovi tutti i dettagli nella nostra guida su Gmail “Invia come” 2027). Questa guida è la parte pratica: cosa ti serve davvero, dove si cambiano i record e come fare il passaggio senza perdere email.

Il caso tipico, e perché smette di funzionare

Di solito la catena è questa:

1. il cliente scrive a [email protected];
2. i record MX del dominio portano la posta al provider (spesso la casella inclusa con il dominio);
3. il provider inoltra la posta a Gmail, oppure Gmail la scarica via POP;
4. tu rispondi da Gmail con “Invia come”, che invia passando dal server del provider.

Dal 2027 si interrompono i punti 3 e 4 lato Gmail: il recupero POP e “Invia come” non saranno più disponibili. L’inoltro continua a funzionare, ma da Gmail potrai rispondere solo come @gmail.com.

Cosa ti serve davvero

Per continuare a lavorare con l’indirizzo del tuo dominio ti servono tre cose:

• una casella vera sul tuo dominio, che riceve e invia direttamente, senza passaggi intermedi;
• l’autenticazione del dominio (SPF, DKIM e DMARC), perché le tue email non finiscano nello spam;
• un’app per leggere e rispondere, da computer e da telefono.

Se più persone rispondono agli stessi indirizzi (info@, ordini@), aggiungi una quarta voce: una casella condivisa, per vedere chi sta gestendo cosa ed evitare risposte doppie.

Dove si cambiano i record DNS

Non serve trasferire il dominio. I record si modificano nel pannello del provider che gestisce il DNS del dominio, di solito lo stesso dove l’hai registrato.

• Aruba: dall’area clienti, nella gestione del dominio, cerca la sezione dedicata al DNS (gestione dei record).
• Register.it: dal pannello del dominio, apri la sezione DNS per aggiungere o modificare i record.
• OVHcloud: nello spazio cliente vai su Web Cloud → Nomi di dominio, scegli il dominio e apri la scheda Zona DNS.
• Cloudflare: se il dominio usa i DNS di Cloudflare, i record si modificano lì, nella sezione DNS → Records, e non presso il registrar.

MX, SPF, DKIM e DMARC in quattro righe

MX — dove arriva la posta. Indica a quali server consegnare le email per il tuo dominio. Cambiare gli MX significa spostare la ricezione.

SPF — chi può inviare. È un record TXT che elenca i servizi autorizzati a inviare per il tuo dominio. Deve essercene uno solo: se usi più servizi, li unisci nello stesso record.

v=spf1 include:servizio-di-invio.esempio ~all

DKIM — la firma. Una chiave pubblica pubblicata nel DNS permette a chi riceve di verificare che il messaggio arrivi davvero da te e non sia stato modificato. Il provider ti dà il nome e il valore del record da copiare.

DMARC — cosa fare se i controlli falliscono. Un record TXT su _dmarc.tuodominio.it che dice ai destinatari come trattare le email che non superano SPF e DKIM. Per iniziare va bene una politica di solo monitoraggio:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]

Quando hai verificato che tutto funziona, puoi passare a p=quarantine.

Il giorno del cambio

1. Prepara tutto prima: crea le caselle sul nuovo provider e tieni a portata di mano i valori dei record.
2. Aggiungi SPF, DKIM e DMARC prima di cambiare gli MX: non interrompono la ricezione e permettono di inviare correttamente da subito.
3. Cambia gli MX in un momento tranquillo, ad esempio la sera o nel fine settimana.
4. Aspetta la propagazione: di solito da pochi minuti ad alcune ore.
5. Verifica: invia un’email da un indirizzo esterno al tuo dominio e controlla che arrivi nella nuova casella. Poi rispondi e, dal messaggio ricevuto, apri l’intestazione completa: SPF e DKIM devono risultare pass.
6. Togli l’inoltro verso Gmail dal vecchio provider, se non ti serve più, e rimuovi l’indirizzo da “Invia messaggio come” in Gmail.

E la vecchia posta?

Resta dove si trova. Le email già arrivate in Gmail rimangono nel tuo account Gmail; quelle rimaste nella casella del vecchio provider restano lì finché il servizio è attivo. Se vuoi una copia, scaricala prima di disattivare la vecchia casella: Gmail offre Google Takeout, e molti provider permettono l’esportazione dalla webmail o via client di posta.

Nilomail, ad esempio, non sposterà le vecchie caselle: il passaggio riguarderà solo la posta che arriva da quel momento in poi, così l’archivio non corre rischi. Nilomail non è ancora attivo (per ora è aperta solo la lista d’attesa), ma il principio vale per qualsiasi provider.

Checklist da stampare

• Elenco degli indirizzi da mantenere e di chi li usa
• Caselle (o casella condivisa) create sul nuovo provider
• Screenshot dei record DNS attuali
• Record SPF aggiornato (uno solo)
• Record DKIM aggiunto
• Record DMARC aggiunto (p=none per iniziare)
• MX cambiati in un momento tranquillo
• Email di prova in arrivo e in uscita, con SPF e DKIM pass
• Inoltro verso Gmail e “Invia come” rimossi
• Copia della vecchia posta, se ti serve